Rakkaudesta lomakkeeseen

Lomakkeet

Vaikkei tietäisi mitään DriveTurku-ohjelmasta, niin voi huokaista helpotuksesta kuullessaan, että paperisten lomakkeiden kimppuun käydään taas. Tällä kertaa vieläkin isommalla kädellä kuin viime verkkouudistuksessa, koska nyt sähköinen asiointi on ihan arkipäivää.

Taustaksi kerrottakoon, että kaupungilla on käytössä sellainen määrä erilaisia lomakkeita, ettei kukaan jaksa edes laskea kaikkia. Pelkästään intranetin aakkosellisessa hakemistossa on 283 erilaista lomaketta vuosiloman siirtolomakkeesta ovilukitusten pyyntölomakkeisiin. Osa lomakkeistamme on jo kokonaan verkossa, mutta useita täytyy edelleen käsitellä Wordissa ja pahimmassa tapauksessa tulostaa.

Verkosta huolehtivat kymmenet työntekijät

Kenen tehtävänä on lomakehyrrän ja sen taustalla pyörivän prosessin uudistaminen? Tiedän ainakin yhden porukan. Se on DriveTurku-ohjelman väki ja turku.fi-toimituskunnaksi nimetty ryhmä, joka toimii DriveTurku-ohjelmassa verkkosivujen suunnittelutyöryhmänä. Ryhmän muodostavat kaupungin viestintäammattilaiset, mutta tuhansista julkaistuista verkkosisällöistä huolehtii viikoittain kymmeniä sisällöntuottajia eri puolella kaupunkiorganisaatiota. Tehtävä ei aina ole helppo, mutta tukenamme on JHS:n*) suositukset ja hyviä käytäntöjä on verkko täynnä.

DriveTurun myötä meidän pitäisi pystyä valitsemaan sekä täysin uuteen toimintaympäristöön että uudenaikaiseen viestintäajatteluun soveltuva teemoitus, joka ohjaa nykyistä paremmin asiakkaan juuri sinne minne hän haluaa. Pitäisi myös pystyä päättämään, mitä rakennamme itse ja toisaalta miten hyödynnämme esimerkiksi sosiaalisen median kanavia, siis niitä, joissa asiakkaamme ovat jo?

Lomakkeen pitkä matka digitaaliseksi asioinniksi

Olemme jo näköyhteydessä tavoitteeseen, mutta seuraavien vuosien aikana meidän on luovuttava lukemattomasta määrästä vanhoja käytäntöjä. Yksi keskeinen niistä on julkishallinnollinen rakkaus lomakkeisiin.

Mitä jos neuvolassa 25 vuotta käytössä ollut taustatietolomake pääsisikin jo eläkkeelle ja asiakkaan taustatiedot saataisiin kaikki kaupunkikonsernin yksiköt kattavasta digitaalisesta palvelusta? Tai mitä jos päiväkotien kesälomatiedot voisi ilmoittaa verkossa kyselylomakkeen sijaan? Vie melko monta työtuntia käsitellä 100 lapsen päiväkodin kesäloma-asiat rypistyneiltä lomakkeilta Exceliin tai minne ne sitten kopioidaankin.

Milloin olet viimeksi käynyt Kelassa tai verotoimistossa? Niin, eipä siellä juuri tarvitse vierailla, kun kaikki on käyttäjäystävällisesti verkossa. Kyllä mekin siihen pystymme.

*) JHS-järjestelmän mukaiset suositukset koskevat valtion- ja kunnallishallinnon tietohallintoa. Suositukset hyväksyy julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta JUHTA.

Kirjoittaja: Riikka Kauppila

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *


*