DriveTurku-ohjelmassa kehitetään kuntalaisille suunnattujen verkkopalvelujen yhteydessä työntekijöiden sähköisiä työvälineitä ja -prosesseja arkisen aherruksen helpottamiseksi. Tulevaisuudessa työntekijän digitaalinen työpöytä kokoaa ilman infoähkyä yhteen ruutunäkymään työhön tarvittavat tiedot ja tehtävät, jotta esimerkiksi kotisairaanhoitaja ja maankäyttöinsinööri voivat työskennellä sujuvasti kaukana toimistosta.

Kevään aikana olemme hahmotelleet kysymysrunkoa ja alustavia työpöytäideoita esimerkiksi Nortalin Perttu Tolvasen materiaalien pohjalta. Näitä ajatuksia testailimme ryhmähaastatteluissa, joissa olemme samalla kyselleet työntekijöiden tarpeista ja toiveista sekä kirjattu nöyrästi haasteita.

Onko opettajan, sairaanhoitajan, satamarakennusmestarin tai lakimiehen työssä samantyyppisiä tehtäviä? Tarvitsevatko he tietoa samoista järjestelmistä? Mikä auttaisi työn tekemisessä ja työssä viihtymisessä?

Samalla olemme pyrkineet omaksumaan miten työprosesseja on digitalisoitu tai miten niitä on suunniteltu kehitettävän.

Uutiset, tehtävät ja räätälöitävyys toivelistan kärjessä

Me kaupungin työntekijät olemme työorientoituneempia kuin perinteiset stereotypiat antavat odottaa. Nykyisestä intranetistämme useimmat pelastaisivat tulipalon sattuessa ensimmäisenä prosessikuvaukset!

Ryhmähaastattelujen TOP 10 -toivetta uudelle digitaaliselle työpöydälle

Selainikkunassa näkyvälle työpöydälle toivottiin ennen kaikkea

• sisäisiä uutisia niin koko organisaatiosta, toimialalta kuin toimipaikasta ja työyhteisöstä
• omaa tehtävälistaa, joka kerää työt eri taustajärjestelmistä yhteen, esimerkiksi vaikka vastauspyyntö kuntalaisen kysymykseen Paikalla-palvelussa tai hyväksymiskuittaus alaisen loma-anomukseen
• kalenteria, joka näyttää niin omat kokoukset kuin myös tärkeät koulutukset ja sisäiset infotilaisuudet

Suuri osa haastatelluista kaipasi myös mahdollisuutta räätälöidä oman näkymänsä itselleen sopivimmalla tavalla: omat tietolähteet, tietojärjestelmät, itseään kiinnostavimmat uutisaiheet vain yhden klikkauksen päähän.

Helppo saavutettavuus haasteena

Luonnollisesti kaikkien haastateltujen oletuslähtökohtana oli, että jatkossa emme tarvitsisi kuin yhden käyttäjätunnuksen ja salasanan päästäksemme kaikkeen tietoon.

Samaten yhdessä tekemisen työkalut ja yhteisöllisyyttä tukevat välineet koettiin sitä tärkeämmiksi, mitä enemmän erilaisten päätelaitteiden kanssa työntekijät ovat tekemisissä.

Kuitenkin suureena haasteenamme on, miten sähköiset työvälineemme ja sisäiset viestimme saavuttavat esimerkiksi hoitajat potilaan vuoteen vierellä tai opettajat luokissa. Työntekoa kehitettäessä pohdinnat eivät voikaan keskittyä vain tiedon siirtymiseen järjestelmästä toiseen vaan sen tavoittavuuteen ja tavoitettavuuteen.

Vinkatkaa meille hyviä ratkaisuja ja ideoita ruutunäkymän rakentamiseen, sillä pyörää ei kannata keksiä uudelleen.

Mitä teillä löytyy sähköiseltä työpöydältänne? Mitä kaipaisitte selainikkunaanne, jotta työnteko olisi entistä helpompaa ja kenties mielekkäämpääkin? Miten teillä tieto varmasti tavoittaa kaikki?

Lue lisää

• Slideshare – Perttu Tolvanen: Sähköisen työpöydän rakentaminen

Kirjoittaja: Sanna Moisala
DriveTurku-projektipäällikkö, verkkopalvelut ja digitaalinen työpöytä