Turun kaupungin laajennettu johtoryhmä paneutui digitaalisen työpöydän saloihin lokakuun alussa.

Uuden turku.fi-verkkopalvelun ohella DriveTurku-ohjelmassa keskitytään kaupungin sisäisten sähköisten työkalujen kehittämiseen. Henkilöstölle muutos on merkittävä, kun perinteisestä intranetistä tullaan siirtymään digitaaliseen työpöytään.

Digitaalinen työpöytä yhdistää muun muassa kaupungin

• asian- ja dokumentinhallinnan
• talouden raportoinnin ja ohjauksen
• henkilökohtaisen tehtävälistauksen
• työyhteisön viestinnän sekä
• esimiesten työnohjauksen

samalle työpöytänäkymälle. Työpöytä kerää tietoa eri taustajärjestelmistä ja helpottaa isojenkin asiakokonaisuuksien hahmottamista ja seurantaa.

Tavoitteena on päästä eroon ylimääräisestä sähköpostirumbasta ja dokumenttien eri versioiden siirtelystä ihmiseltä toiselle. Jatkossa asioita ja niihin liittyviä dokumentteja työstetään keskitetysti työryhmätiloissa. Tieto on näin aina ajan tasalla, ja se on löydettävissä ja päivitettävissä yhdessä paikassa. Työntekijöille tieto suodattuu heidän etukäteen määriteltyjen rooliensa perusteella.

Kokemustakin työnkulkujen digitalisoimisesta on ehtinyt taloon kertyä. Kaupungin talousosasto on ollut edelläkävijänä prosessien sähköistämisessä, ja monia toimintoja sillä saralla on saatu jo virtaviivaistettua.

Johto vahvasti sitoutunut

Digitaalisen työpöydän toiminnallisia ja sisällöllisiä tarpeita on kerätty keväästä asti haastattelemalla kaupungin eri toimialojen johtoa ja muuta henkilöstöä. Lokakuun alussa asiasta keskusteltiin myös kaupungin laajennetussa johtoryhmässä. Uudistustyön kannalta onkin ensiarvoisen tärkeää, että kaupungin johto on vahvasti sitoutunut työpöydän rakentamiseen ja sen toiminnallisuuksien miettimiseen. Turussa johto odottaa uutta työtapaa innolla, ja johdon digitaalinen työpöytä toteutetaankin ensimmäisessä aallossa.

Selkeinä johdon toiveina esiin nousivat

• johtamisen vuosikello
• raportointityökalut
• muut esimiesten työtä ja tehtävien ennakointia helpottavat toiminnallisuudet.

Vuosijohtamisen kehittämisen projekti on alkanut tänä syksynä. Johtamisen vuosikellon avulla helpotetaan toiminnan päivittäisjohtamista, toiminnan kehittämistä ja muutoksen johtamista. Yksi DriveTurku-ohjelman ja sen tuotosten päätarkoituksista onkin tukea kaupungin uutta toimintamallia ja paremman johtamisen periaatteita. Näin ollen myös työpöydän rakenteen tulee vastata toimintamallin tarpeisiin.

Digitaalinen työpöytä halutaan johdon työalustaksi ja kiinteäksi osaksi kaupungin kokouskäytäntöjä. Outlook-kalenterin ja muiden Office-ohjelmien toivotaan nivoutuvan työpöytään saumattomasti. Tätä voitaneen pitää oletuksena, kun työpöytä tullaan rakentamaan Microsoft SharePoint 2013 -järjestelmällä.

Viestintä isossa roolissa

Perinteisestä intranetistä uudenlaiseen sähköiseen työtapaan siirtyminen herättää luonnollisesti myös paljon kysymyksiä. Yksi haasteista on miettiä, mistä löytyvät jatkossa ne tutut ja turvalliset

• ruokalistat
• työsuhde- ja henkilöstöasiat
• sisäiset palvelut
• uutiset sekä
• muut työnteon ja työyhteisön kannalta tärkeät tiedot.

Oikeanlaisella sisällön jaottelulla ja työyhteisöviestinnällä tulee olemaan suuri rooli, eikä tämän kokonaisuuden palastelu ole ihan helppo homma.

North Patrolin syyskuussa julkistaman Intranet Suomessa 2014 -tutkimuksen tuloksista on löydettävissä selkeitä trendejä, joita työyhteisöt eri puolilla maata omalta intranetiltään tai työpöydältään odottavat. Työprosessien sähköistämisen lisäksi toivotaan sähköpostitulvan vähentämistä, kollegoiden vertaistuen ja epävirallisen viestinnän lisäämistä sekä mobiilikäyttöä. Sisäistä Facebookia ei sinänsä kaivata, mutta jollakin tavalla tulisi nopeaa ja kevyempääkin viestintää kaipaavien haasteeseen vastata.

Miten sinun työyhteisössäsi näihin haasteisiin on vastattu? Minkälaiset työkalut sinun organisaatiossasi on havaittu hyviksi? Mitä sinä haluat, että omalta digitaaliselta työpöydältäsi löytyisi?

Kerro meille kommenteilla alla, sähköpostitse osoitteeseen driveturku(a)turku.fi tai Twitterissä @DriveTurku.

Lue myös:

• Olennainen yhdelle ruudulle, kiitos