Analoginen työpöytä. Kuva: Mia Koljonen.

DriveTurku-ohjelmaan kuuluu kolme selkeää osa-aluetta: verkkopalvelu, sähköinen asiointi ja intranet (digitaalinen työpöytä). Kuinka ollakaan nämä osa-alueet poikkeavat toisistaan sen verran, että jotta kullekin niistä saadaan parhaimmat puitetoimittajat, on ne kilpailutettava erikseen.

Aloitamme yhden rumban julkaisemalla tietopyynnön, jonka avulla kartoitamme markkinoita. Luemme kahdeltakymmeneltä toimittajalta saamiamme papereita ja tapaamme toimittajia. Pyrimme saamaan mahdollisimman hyvän kuvan siitä, miltä Turun kaupungin tulevaisuus tulee näyttämään, kun se on toimittajien käsissä.

Tehtyämme tuon uurastuksen emme halua tehdä avointa tarjouspyyntöä ja saada älyttämän määrän vastauksia vaan julkaisemme osallistumiskutsun ja laitamme siihen joukon ehdottomia vaatimuksia, joita toimittajan tulee täyttää. Osa näistä vaatimuksista on tullut tietopyyntöruljanssin seurauksena.

Meistä ollaan kiinnostuneita ja saamme taas kiitettävän pinon papereita luettavaksemme 16 toimittajalta. Työryhmämme tekee yhteenvetoja ja antaa pisteitä ja laittaa osallistumiskutsuun vastanneita toimittajia järjestykseen.

Loppuhuipennuksen eli tarjouspyynnön tehtävän kera saa seitsemän toimittajaa, jotka siis rankkasimme 16:sta.

Saamme kaikilta tarjouksen ja vastauksen tehtävään. Taas luemme papereita ja laitamme toimittajia järjestykseen, jotta saamme valittua kolme. Tämä on vaikein osuus, koska perusteluissa on oltava tarkka ja täsmällinen, jotta välttyisimme valituksilta.

Kun osuuden puitesopimustoimittajat on valittu, niin aikaa on kulunut noin puoli vuotta ja luettujen papereiden määrä ja lukemiseen kulutettu aika on huikea.

Niin ja tämähän oli vasta puitesopimustoimittajien valintaprosessi yhteen osuuteen! Vielä jäljellä ovat ne muut osuudet ja sitten vielä jokaisen osuuden minikilpailutukset.

Sähköinen työtapa on vahvana tavoitteena. Mutta kuten kuvasta näkyy, perinteiselle paperiteollisuudellekin on vielä tilausta.