Tutustuin siihen vuonna papu, eikä se ollut rakkautta ensisilmäyksellä. Emme ymmärtäneet toisiamme.

Olen nyt työskennellyt Turun kaupungin palveluksessa yhtäjaksoisesti yli kymmenen vuotta ja aiemmissa työtehtävissäni satunainen ja pintapuolinen kohtaaminen kyseisen taulukkomonsterin kanssa on ollut enemmän kuin tarpeeksi, enkä ole kokenut tarpeelliseksi ymmärtämykseni syventämistä sen suhteen. Etäisessä menneisyydessä taisin kyllä käydä kurssinkin aiheeseen liittyen, mutta koska päätyö on käsittänyt enimmäkseen muunlaisten apuvälineiden käyttöä, on se minulta unohtunut kuin harjoittamatta jäänyt venäjän kielen taito.

Se oli ennen se.

Aloitin DiPaKessa lokakuussa ja sittemmin etäiseksi jäänyt tuttavuuteni on tullut toistaiseksi jäädäkseen. Taustalla tässä tuttavuuden uudelleen lämmittelyssä on viime heinäkuussa voimaan tullut KaPA-laki (laki kansallisista hallinnon yhteisistä sähköisen asioinnin tukipalveluista). Se velvoittaa julkishallinnon tahot tuomaan palvelunsa kansalliseen palvelutietovarantoon.

Lain tarkoituksena on mm. parantaa julkisten palvelujen saatavuutta ja laatua. Loppukäyttäjälle, eli kansalaiselle, palvelut tulevat olemaan tarjolla 1.7.2017 lukien myös suomi.fi-verkkopalvelussa. Tutustu kehitysversioon.

PTV-projekti, mikä ja miksi?

Tämän asian eteenpäin viemiseksi ja maaliin saattamiseksi perustettiin siis PTV-projekti, jonka osasena tällä hetkellä toimin. Jos vaiheita paloittelee ja pilkkoo sitten vielä pienemmiksi osiksi, on lähdettävä siitä, että keräämme yhteen tiedon, jota meillä on Turun kaupungin palveluista. Suuresta osasta löytyy palvelukuvaukset, mutta paljon on niitäkin, joista kuvauksia ei ole tehty. Mihin toimialalle olemassa olevat palvelut kuuluvat? Mitä vielä niistä vielä puuttuu? Näistä lähdin liikkeelle.

Kun asiakas etsii tietoa – on se sitten kaupungin omilta sivuilta tai PTV:stä – ei häntä varsinaisesti kiinnosta miten taustalla olevan organisaation rattaat pyörivät. Tarkoitus on siis saada palvelukuvauksistamme yhtenäisiä ja ennen kaikkea asiakaslähtöisiä. Termi ”asiakaslähtöinen” on siitä haastava, että se asiakkaat etsivät tietoa hyvin erilaisista lähtökohdista käsin. Palvelukuvausten muotoilun työsarka on aikamoinen, mutta vain osa PTV-projektia.

Jotta kaikki tuo tieto – muokattu ja uusi – saataisiin päätymään PTV:on kansalaisten hyödynnettäväksi, pitää sovittaa yhteen monen monta palasta järjestelmäpuolella. En käytä sanaa ”järjestelmäpuoli” vähätelläkseni sen osuutta ja sitä työmäärää, jonka se aiheuttaa, vaan koska se on se millä tapaa minä hahmotan tämän kokonaisuuden; palvelukuvausten keruu ja muokkaus sekä ”järjestelmäpuoli”.

Minne ja miten?

Takaisin Exceliin; olemassa olevia tietueita ja kenttiä, (jonne nykyiset palvelutietomme on pilkottu taustassa) pitää siis verrata niihin vastaaviin, joita palvelutietovarannossa on. Onneksemme meillä on apunamme fiksuja ihmisiä eri tahoilta, myös järjestelmäpuolella, jotka hommansa taitavat. He pohtivat ja ratkovat ongelmia, joiden olemassa olosta ei minulla ole ennen ollut tietoakaan. Rakentavat liityntöjä ja rajapintoja ja mitä niitä nyt onkaan. Kun se puoli saadaan valmiiksi ja toimivaksi, soljuvat palvelukuvauksemme kansalliseen palvelutietovarantoon.

Ja sitten olemme me, Excel ja minä. Selvittelin jo olemassa olevan tietomallin yhteneväisyyksiä ja eroavaisuuksia PTV:n vaateisiin nähden. Näin ajan kartalla etäisen päätepisteen, mutten hahmottanut miten sinne pääsisi.

Avuksi riensi Excel.

Avasin ohjelman ja muutaman värikkään taulukkotiedoston. Aluksi vain leikkasin ja liimasin tuhottomasti valmista tietoa. Toiston seurauksena syntyi taulukkolakanoita, jotka tulostin ja teippasin yhteen (niinpä, paperiton toimisto). Ajatus tuntui – jos ei nyt ihan kristallinkirkkaalta, niin ainakin – kirkastuvan. Että nuo asiat liittyvätkin tuohon ja päinvastoin. Miksi laatia taulukkotiedostoja, kun voi piirtää paperille? Koska halusin tässä puolustaa Exceliä apuvälineenä, niin vastaan itse itselleni:
No siksi.

Lue lisää

• esuomi.fi: Mikä on palvelutietovaranto?

Kirsi Laine
Kirjoittaja työskentelee suunnittelijana PTV-projektissa.
Lainassa henkilöstöasioiden palvelukeskuksesta. Palautuspäivä syksyllä 2017.