Kuva: Sanna Moisala
Asemakaavaprosessia liinattiin digikuntoon. Tällaisella otsikolla olin aloittaa blogikirjoituksen, vaikka pari viikkoa sitten en olisi ymmärtänyt sitä itsekään. Parisenkymmentä työntekijää kaupungin eri toiminnoista ja toimialoilta kokoontui kahdeksi päiväksi juuri ennen joulua kehittämään kaavoituksen prosessia Lean-menetelmällä. Osallistujista suurin osa työskentelee suoraan tai epäsuorasti kaavoituksen parissa, mutta Lean oli melkein kaikille uutta.
Lean tarkoittaa prosessin virtaustehokkuuden kehittämistä mahdollisimman hyväksi asiakkaan näkökulmasta. Eli prosessista pyritään tekemään yksinkertainen ja selkeä, niin, että prosessin kaikki (tai lähes) vaiheet tuottavat lisäarvoa asiakkaan näkökulmasta ja pullonkauloja sekä odotusaikoja jolloin ei tapahdu mitään, on mahdollisimman vähän. Kaavoitusprosessi on monivaiheinen ja pitkä (keskimäärin noin 2,5 vuotta), joten tiesimme ennalta, ettei se ole Lean-pilottiprosessiksi ihan niitä helpoimpia. Tällaisista lähtökohdista kävimme yhdessä asemakaavaprosessin kimppuun.
Kaavoitusarkkitehdit Nella Karhulahti (vas.) ja Salla Leino hierovat aivonystyröitään Leanin merkeissä. Kehityspäällikkö Juha Jokela kirjoittaa ajatuksiaan paperille. Kuva: Sanna Moisala
Siis hä? Lean, Kaizen, kano, manageri, intro, sipoc, kapulanvaihdot….
Lean-työpajan vetäjän, Kaizen leader Suvi Liljavuoren (Talent Vectia), alustus kuulosti merkilliseltä sekoitukselta suomea, englantia ja japania. Työskentelytapa oli kuitenkin onneksi varsin järkeenkäypä:
- Aluksi arvioimme asiakaan odotuksia prosessille ja sitä, kuinka hyvin vastaamme näihin odotuksiin.
- Sitten kokosimme koko asemakaavoitusprosessin siten, että erilaiset vaiheet tunnisti värikoodeista tai liimalappujen muodoista.
- Eteemme visualisoitui varsin monivaiheinen prosessi, jossa oli prosessia eteenpäin vieviä vaiheita, pakollisia odotuskohtia, mutta myöskin pullonkauloja ja epäselvyyksiä.
Pian meillä oli kasassa pitkä listä kipukohtia ja niiden juurisyitä (ongelman aiheuttaja on usein jossain aikaisemmassa prosessin vaiheessa) joista valitsimme ne, joihin haimme ratkaisuja. Ja ratkaisuja alkoi todellakin löytyä. Osa parannuksista oli helposti toteutettavissa ja osa vaatii enemmän työtä.
Menetelmä tuntui toimivalta, joten uskallan suositella Leania myös muiden prosessien kehittämiseen. Ja erityisen kiitoksen ansaitsee Kaizen leaderimme Suvi Liljavuori. Monimutkaisesta prosessista huolimatta hän osasi poimia kommenteista ja vastauksista aina oleelliset pointit.
Kuva: Sanna Moisala
Liinattiin liinattin, mutta mitä sitten? Digitalisoinnistahan tässä piti kirjoittaa
Lean-työpajan tavoitteena oli etsiä kaavoitusprosessista selkeyttämisen ja yksinkertaistamisen paikkoja. Ja tietysti löytää työvälineitä prosessin työstämiseen jatkossakin. Asemakaavoitusprosessi on pitkä ja monivaiheinen. Jotta prosessin digitalisoinnista on hyötyä, pitää prosessin olla selkeä ja järkevä. Nykyisen prosessin suora kopioiminen järjestelmään tuottaisi turhia vaiheita.
Nähdäkseni työn digitalisoinnista on hyötyä vain jos se sujuvoittaa sekä organisaation sisäistä työskentelyä että tuottaa asiakkaille parempaa palvelua. Ja näistä tässäkin projektissa on kyse.
Kaavoituksen digitalisoinnissa tavoitteena on työn tekemisen näkökulmasta luoda digitaalinen prosessi, joka:
- ohjaa tekemään asiat oikeassa järjestyksessä
- poistaa päällekkäisten järjestelmien käytön ja moninkertaisen tallentamisen eri järjestelmiin
- automatisoi sellaiset prosessin vaiheet, jossa työntekijän manuaalinen työ ei tuota prosessille lisäarvoa
Digitalisoitu prosessi antaa myös ajantasaista seurantatietoa ja luo ennustettavuutta kaavoitustyön johtamiselle, ohjaamiselle ja ohjelmoinnille.
Kaavasuunnittelija Jimi Antikainen ja vs. kaavoituspäällikkö Paula Keskikastari keskittyvät virtaviivaistamaan prosessia. Kuva: Sanna Moisala
Kuka hyötyy?
Asiakkaita tässä prosessissa ovat ainakin kaava-aloitteen tekijät (esim. maanomistaja), kuntalaiset, joiden elinympäristöä kehitetään ja päätöksentekijät, jotka tarvitsevat ajantasaista ja oikeaa tietoa päätöstensä pohjaksi.
Asiakkaille tuotetaan helpompaa, parempaa ja läpinäkyvämpää kaavoituksen seurantaa tarjoamalla digitaalisesta kaavoitusprosessista irrotettavissa olevaa informaatiota kaupungin internetsivujen kautta. Samoin myös kaavan hakija pystyy seuraamaan prosessia paremmin ja saa ajantasaista informaatiota prosessin etenemisestä. Päätöksentekijöille voidaan puolestaan tarjota ajantasaista tietoa eri tavoin koottuna raportointityökalujen avulla.
Kaavoituksen digitalisoinnilla haetaan etua kaikille prosessissa mukana oleville tai sitä seuraaville. Siksi on tärkeää onnistua digitalisoinnissa. Ja siksi me aiomme onnistua siinä.
Leania, digitalisiontia ja kaikkea muutakin oppimassa,
Risto Lahtinen, tiedottaja, ympäristötoimiala
Kirjoittaja on mukana digitalisessa kaavoitusprosessissa erityisesti pohtimassa kuntalaisille tarjottavaa informaatiota sekä internet-käyttöliittymän toiminnallisuuksia.
Lue lisää Leanista:
