Nopealla kokeilulla käyttöliittymä kerhoilmoittautumisiin

Me-talolla järjestetyssä työpajassa askarreltiin mieleisiä käyttöliittymiä.

Vuoden loppupuolella tartuimme Digikuntakokeilun mahdollistaman nopean digikokeilun haasteeseen. Haasteen myötä olimme uuden edessä, sillä vastaavan tyyppistä kokeilua ei oltu Turussa aikaisemmin tehty, ainakaan tietääksemme.

Kokeilun taustaa

Harrastehaun kehittämisen yhteydessä olimme huomanneet, että harrasteisiin ilmoittautumisessa on laaja skaala erilaisia tapoja. Tekstiviestien ja puhelinsoittojen lisäksi ilmoittautumisia otetaan vastaan esimerkiksi sähköpostilla ja face-to-face-ilmoittautumisilla. Joillakin on käytössä DIY-lomakeratkaisu, osa suuremmista yhdistyksistä ja kaupungin toimijoista hyödyntää kaupallisten toimijoiden tarjoamia ilmoittautumisjärjestelmiä.

Kokeilun kartoitusvaiheessa olimme yhteydessä Markku Fingerroosin säätiön ylläpitämään Pansion Me-taloon. Kävi ilmi, että ilmoittautumisen haasteet on huomattu myös Me-talolla. Paperilla ja tietokoneella hallinnoitujen tietojen hallinnointihaasteiden lisäksi haasteeksi koettiin jonotuslistan ylläpitäminen. Liikuntakerhoon oli enemmän tulijoita mitä kerhoon voitiin kerralla ottaa, jolloin osa tulijoista sijoitettiin jonolistalle. Kerhon alkaessa tarkastettiin paikka olevien lasten määrä ja jonolistalta otettiin mukaan niin monta kuin vapaita paikkoja oli jäänyt – tämä kaikki tapahtui paikan päällä. Käytännössä kerhopaikkaa jonottavat lapset tulivat aina paikalle ”kytikselle”, jotta pääsisivät kerhoon mahdollisesti vapautuvalle paikalle.

Kokeilu käytännössä

Valtiovarainministeriön rahoittama kokeilu toteutettiin huomattavan lyhyessä ajassa: kokeiluidean hahmottumisesta loppuraportin sinetöimäksi valmiiksi tuotokseksi oli aikaa vain kymmenen viikkoa.

Hahmotimme jo kokeilun ideointivaiheessa, että toimivan, digitaalisen ratkaisun kehittäminen ilmoittautumiseen ja sen hallinnointiin olisi kokeilun määrittämässä ajanjaksossa mahdotonta. Siksi päätimme tarkentaa fokustamme digitaalisen ratkaisun käyttöliittymään. Tavoitteenamme oli luoda annetussa ajassa käyttäjien kanssa yhdessä kehittäen ilmoittautumiseen sellainen käyttöliittymä, jonka käyttäminen onnistuisi myös tietoteknisesti kokemattomalta tai esimerkiksi toisesta kulttuurista tulevalta käyttäjältä.

Käytännössä tavoitteeksemme muodostui kahden käyttöliittymäprototyypin luominen: mobiilikoossa toimiva ilmoittautujan näkymä ja desktop- ja tablettikoossa (osittain myös mobiilikoossa) toimiva kerho-ohjaajan näkymä ilmoittautuneiden (myös jonottajien) ja harrasteen tietojen hallinnointiin.

Kokeilun eteneminen

Kokeilun ensimmäisessä vaiheessa kaupungin edustajat tutustuivat Me-talon ja sen kävijöiden arkeen talolla tehtyjen syvähaastatteluiden avulla. Tässä vaiheessa tärkeintä oli yleiskuvan luominen, ei niinkään harrasteilmoittautumiseen keskittyminen. Haastatteluiden anonymisoitu dokumentaatio toimi teknisen toimittajan tausta-aineistona ennen ensimmäistä käyntiä Me-talolla.

Saimme kokeiluun tekniseksi yhteistyökumppaniksemme kokeneen web-sovellustalon UI/UX-suunnittelijan, jonka kanssa Me-talon lasten, vanhempien ja ohjaajien tarpeita kartoitettiin tarkemmin. Kuka ilmoitti lapset yleensä kerhoihin? Miten lapset ja vanhemmat pitivät toisiinsa yhteyttä kodin ulkopuolella? Esimerkiksi näihin kysymyksiin haettiin vastauksia.

Alkukartoitusten jälkeen UI/UX-suunnittelija teki ensimmäisen, karkean version ilmoittautujan näkymästä, jota testattiin Me-talolla. Testitilanteessa testaaja sai käyttää älypuhelimen näytölle avautuvaa prototyyppiä itsenäisesti. Sivusta havainnoiden ja testin jälkeen keskustellen esille nousi muutamia, arvokkaita parannusehdotuksia.

Parannusehdotusten perusteella UI/UX-suunnittelija teki eteenpäin viedyn version. Tätä versiota testattiin jo seuraavana päivänä, tällä kertaa eri testaajilla. Nyt mukana olivat Mannerheimin lastensuojeluliiton Varsinais-Suomen piirin Heidekenin perhekerhon kävijät. Testausten jälkeen parannusehdotukset kirjattiin ylös ja muutokset olivat valmiita ennen seuraavaa testausta. Tällä kertaa testaajina toimivat Mannerheimin lastensuojeluliiton Varsinais-Suomen piirin Varissuon perhekerhon kävijät. Iloksemme huomasimme, että kehitysehdotuksia ei enää noussut ja päätimme keskittää huomiomme nyt ohjaajan näkymän kehittämiseen.

Tiesimme jo lähtökohtaisesti ohjaajan näkymän olevan ilmoittautujan näkymää monimutkaisempi. Ensimmäistä, karkeaa prototyyppiversiota testasivat Me-talon ohjaajat. Testaus toteutettiin käyttäjätarinoiden tukemana, sillä käyttöliittymän käytettävyys kaikkine mahdollisuuksineen haluttiin kartoittaa kunnolla. Muuten testaukset sujuivat totutulla kaavalla; kehitysehdotusten kirjaaminen, korjaukset ja seuraava testaus uudella testiryhmällä. Yhteensä ohjaajan näkymälle järjestettiin neljä testausta: testaamassa olivat Me-talon ohjaajien lisäksi kaupungilla työskentelevät aktiiviset seuratoimijat, Seikkailupuiston ilmoittautumisista vastaavat henkilöt sekä Turun 4H-yhdistyksen toimijat.

Mitä kokeilulla saavutimme?

Tavoitteenamme oli kehittää helppokäyttöinen prototyyppi ilmoittautumiseen ja ilmoittautumisten hallinnointiin yhdessä käyttäjien kanssa ja tässä mielestäni onnistuimme. Kokeilun tuotoksena syntynyttä prototyyppiä voidaan hyödyntää yhdessä tallentuneen dokumentaation kanssa paitsi ilmoittautumisene liittyvän oikean sovelluksen kehityksessä, myös muita digitaalisia ratkaisuja kehiteltäessä.

Konkreettisen tuotoksen lisäksi tavoitteenamme oli saada kokeilusta myös oppia. Koska tämän tyyppinen kokeilu oli meille tekijöille uusi tapa toimia kaupunkiorganisaatiossa, täyttyivät tavoitteet uuden oppimisesta jo ensimetreillä.

Kaiken kaikkiaan kokeilu meni hyvin. Kokeilun onnistumiseen vaikuttivat monet asiat, joista tärkeimpiä varmasti olivat ja lämpimät kiitokset ansaitsevat osaava tekninen toimittaja sekä yhteistyöhön innolla mukaan lähteneet Me-talo, Heidekenin perhekerho, Varissuon perhekerho, kaupungin työntekijät, Seikkailupuiston työntekijät ja 4H-yhdistyksen toimijat. Yhteistyö monien eri tahojen kanssa oli antoisaa ja erittäin miellyttävää. Tästä on hyvä jatkaa uusien kokeilujen ja muun kehitystyön parissa!

Turku on ollut mukana Valtiovarainministeriön koordinoimassa Digikuntakokeilussa vuodesta 2016. Osallistuminen on tuonut mukanaan perinteisen verkostoitumismahdollisuuden lisäksi myös konkreettisia, käytännön työssä näkyviä asioita. Kuluneen syksyn aikana kaupungin työntekijöille näkyvimpänä olivat kokeilun kautta saatu konsulttituki, jonka avulla työntekijöitä sparrattiin asiakaslähtöiseen palveluiden kehittämiseen, tutustutettin kokeilukulttuuriin ja perehdytettiin myös kokeilujen arviointiin. Lisäksi Turussa toteutettiin ilmoittautumissovelluskokeilu Digikuntakokeilun mahdollistamana.

Lisätietoja kokeilusta: driveturku(a)turku.fi

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *


*