Suunnittelusta toimeenpanoon

Strategiatyö on vähitellen tulossa vaiheeseen, jossa se saa lopullisen muotonsa ja jonka jälkeen se etenee päättäjien arvioitavaksi. Siksi nyt on hyvä hetki pohtia strategian toteuttamista.

Edellisessä kirjoituksessani kuvasin asiakirjahierarkiaa, jonka kautta kaupunkitason yhteiset tavoitteet muuntuvat dokumentoiduiksi toimiala- ja tulosaluetason tavoitteiksi. Asiakirjoja tarvitaan, koska niistä voidaan pidemmänkin ajan päästä tarkistaa, mitä on sovittu. Ne kertovat myös mikä ovat keskeiset etenemistä kuvaavat mittarit ja toimivat täten pohjana strategian onnistumisen arvioinnille.

Strategian toteutus on kuitenkin toki muutakin kuin paperien tuottamista. Jotta ymmärrämme, mitä muuta tarvitaan, on syytä palauttaa mieliin mikä strategia on: suunnitelma siitä, miten nykyisestä tilanteesta (A) päästään uuteen tilanteeseen (B), joka lähtökohtaisesti on jollakin tavoin parempi kuin nykytila. Tästä seuraa, että meidän on sekä ymmärrettävä nykytila, että kyettävä kuvaamaan tavoitteet, joita kohti pyrimme. Sen jälkeen voimme kuvata keinot, joilla A:sta siirrytään B:hen.

Tämänkaltaisessa määritelmässä on monen strategiaprojektin heikkous: tunnetaan nykytila ja osataan hienosti kuvata tavoitetila ja keinot tavoitteiden saavuttamiseksi, mutta samaan aikaan organisatorinen kyvykkyys toteuttaa keinot puuttuu. Väittäisinkin, että itse strategiaakin strategisempaa on huolehtia toteutuskyvykkyyden pitkäjänteisestä kasvattamisesta. Toteutuskyvykkyys varmistaa, että sovitut linjaukset, olivatpa ne mitä tahansa, kyetään johdonmukaisesti ja tehokkaasti viemään käytäntöön. Strategia ja sen sisältämät linjaukset elävät ajassa, mutta niiden menestyksekäs toteuttaminen vaatii aina hyvää johtamista, osaavaa henkilöstä, selkeitä toimintaprosesseja sekä näitä tukevia työvälineitä. Siksi näihin asioihin panostaminen on mille tahansa organisaatiolle elinehto.

Turun kaupungin toimintamalliuudistus luo erinomaisen pohjan toteutuskyvyn kasvattamiselle. Paremman johtamisen lisäksi meidän on kehitettävä kaupungin käytettävissä olevan tiedon hallintaa niin, että se aikaisempaa paremmin tukee tietopohjaista päätöksentekoa. Kun vielä vähitellen yhtenäistämme johtamis- ja toimintaprosesseja suunnitelmallisesti läpi kaupungin ja toimialojen, poikkihallinnollinen vuorovaikutus helpottuu, oppiminen nopeutuu ja tuottavuus kasvaa. Toimintamalliuudistuksessa sovitut matriisitoiminnot edistävät osaltaan tätä tavoitetta.

Tältä pohjalta voimme muotoilla strategiatyön näkökulmat seuraavasti:

  1. Yhteinen ymmärrys tavoitetilasta ja keinoista, joilla sinne päästään, kasvaa vuorovaikutuksessa kaupungin henkilöstön, asukkaiden, asiakkaiden ja sidosryhmien kanssa. Tämä on strategiaprosessin ydin.
  2. Jotta tunnistetut ja sovitut keinot kyetään toteuttamaan, ne tulee purkaa dokumentoiduiksi toimenpiteiksi toimialoilla ja tulosalueilla. Sopimusohjaus on olemassa tätä varten ja sitä pitää edelleen kehittää.
  3. Toimenpiteiden toteuttaminen vaatii toimivaa johtamisjärjestelmää, yhtenäisiä prosesseja, näitä tukevia työvälineitä sekä osaavaa henkilöstöä. Näiden alle mahtuvat niin tietopohjaisen johtamisen edellytysten parantaminen kuin kaupunkitason kehittämismallin käyttöönotto.

Strategiatyö voi onnistua ainoastaan kun kaikki kolme näkökulmaa ovat tasapainossa. Strategia antaa suunnan ja toteutuskyky varmistaa, että tavoitellut vaikutukset saavutetaan. Ketju on yhtä vahva kuin sen heikoin lenkki.

Posted in Kehittäminen | Leave a comment

Hyvä strategia on selkeä ja ymmärrettävä

Strategiatyötä tehdessä törmää usein epäilyihin siitä, että tuloksena on kapulakielinen raportti, jolla ei ole yhteyttä kaupunkilaisten arkeen. Siksi onkin hyvä keskustella hieman tarkemmin siitä, miten strategiakokonaisuus rakentuu.

Kaupungin strategiatyön kärkenä on koko kaupungille yhteinen kaupunkistrategia, joka kertoo mitkä ovat kaupungin asukkaiden, asiakkaiden ja sidosryhmien odotukset kaupunkia kohtaan. Kaupunkistrategian pohjana on tutkittu tieto kaupungistamme, kyselyiden tuottama mittava aineisto ja useat työpajat, joissa olemme yhdessä eri toimijoiden kanssa etsineet tärkeimpiä kaupungin kilpailukykyyn ja hyvinvointiin vaikuttavia asioita.

Kaupunkistrategian linjauksia tarkennetaan ja niistä muodostetaan toimintaa ohjaavia linjauksia strategissa ohjelmissa, joita on kaksi kappaletta: kilpailukykyohjelma ja hyvinvointiohjelma. Ohjelmista johdetaan edelleen käytännön toimenpiteitä kaupungin toimialojen omaa toimintaa ohjaaviin suunnitelmiin. Näin ylätason linjaukset jalostuvat vähitellen konkreettiseksi toiminnaksi, jonka edistymistä voidaan seurata ja raportoida säännöllisesti. Kaupunkistrategia on siis tätä taustaa vasten parhaimmillaan aidosti toimintaa ohjaava asiakirja.

Strategia ei kuitenkaan vielä itsessään tee mitään, vaan osoittaa ainoastaan suunnan. Strategian toteuttavat siihen sitoutuneet ihmiset: kaupungin henkilöstö yhdessä kaupungin asukkaiden, asiakkaiden ja sidosryhmien kanssa. Jotta yhteistyö olisi mahdollista, strategian on oltava sekä rakenteeltaan että sisällöltään mahdollisimman selkeä ja ymmärrettävä. Selkeys ja ymmärrettävyys ovat toki yleisemminkin kaiken onnistuneen kommunikaation perusta, mutta niiden merkitys korostuu strategiatyössä, johon laajasti osallistuvien eri tahojen on muodostettava yhteisen tekemisen kieli ja käsitteistö.

On selvää, että työ vaatii pitkäjänteisyyttä ja kärsivällisyyttä, mutta olemme kuitenkin oikealla polulla. Kaikilla  työhän osallistuvilla on aito halu saada muutosta aikaan ja siksi uskon että näin myös tapahtuu. Luja tahto vie läpi vaikka harmaan kiven.

Posted in Kehittäminen | Leave a comment

Strategia pohjautuu yhdessä tehtyihin valintoihin

Strategiatyössä on pohjimmiltaan kyse yhteisen näkemyksen saavuttamisesta. Strategia onkin eräänlainen sopimus siitä millaisiin asiakokonaisuuksiin  kaupungin resursseja tulevaisuudessa käytetään. Yhteistä näkemystä tarvitaan, koska kaikkea ei voida tehdä kerralla. Samalla päätöksenteko tehostuu, kun suuret linjat on kertaalleen sovittu ja voidaan keskittyä keskustelemaan uudistusten sisällöstä.

Jotta strategia ohjaisi toimintaa, sen on sisällettävä valintoja. Valintojen pohjana on ymmärrys asukkaiden, asiakkaiden ja muiden sidosryhmien odotuksista kaupunkia kohtaan. Asiakaslähtöisyys tuottaa kaupunkilaisten kannalta parempia, sopivampia ja kustannustehokkaampia palveluita. Asukas- ja asiakaslähtöisyyttä ei turhaan ole asetettu erääksi kaupungin toimintamalliuudistuksen päätavoitteeksi.

Tavoitteet on kuitenkin aina asetettava taloudellisten reunaehtojen vallitessa ja siksi asiakaslähtöisyys ei tarkoita kaikkien toiveiden täyttämistä. Sen sijaan asiakaslähtöisyys on jatkuva prosessi, jossa puolin ja toisin opitaan eri osapuolten kuuntelua sekä erilaisten näkemysten ymmärtämistä ja  arvostamista. Odotusten ymmärtäminen luo perustan kaupungin resurssien käytön suunnittelulle ja toisaalta avoin keskustelu lisää kaupunkilaisten ymmärrystä siitä miksi valintoja pitää tehdä. Kaupungin toimintaa voidaan pitkäjänteisesti rakentaa ainoastaan taloudellisesti kestävälle pohjalle.

Asiakaslähtöisyys edellyttää osallisuutta, joka tarkoittaa yhdessä tekemisen kulttuuria ja sitä edistävien rakenteiden luomista. Osallisuus onkin  kaupungin strategiatyön kantava ajatus ja siksi olemme ryhtyneet keräämään strategityöhön liittyviä näkemyksiä laajasti kaupungin verkostoissa. Saatu palaute on ollut arvokasta ja työtä on kommentoitu innokkaasti. Tavoitteena on ylläpitää ja laajentaa strategiatyön myötä syntyviä  verkostoja, joiden kautta strategian tavoitteiden etenemistä voidaan jatkossa säännöllisesti seurata ja samalla yhdessä miettiä mitä voisimme tehdä vielä paremmin.

Voit jakaa tietämystäsi ja näkemyksiäsi osoitteessa strategia@turku.fi.

_______________________________________________________________________________________________

Olen Jussi Vira, turkulainen kauppatieteiden maisteri ja Turun kaupungin strategia- ja kehittämisjohtaja. Taustani on yritysmaailmassa, jossa työskentelin yli 15 vuotta erilaisissa liiketoiminnan ja tietojärjestelmien kehittämistehtävissä Suomessa ja ulkomailla.

Kirjoitan säännöllisen epäsäännöllisesti kaupungin strategiatyöstä sekä siihen liittyvistä näkökulmista ja pohdinnoista. Kirjoituksia yhdistävänä tekijänä ovat työskentelytavat, jotka monien eri sidosryhmien yhteistyön tuloksena tuottavat paitsi kuvan tulevaisuuden kotikaupungistamme, myös suunnitelman siitä miten kuvaa lähdetään toteuttamaan.

Posted in Kaupungin strategiatyö | Leave a comment